viernes, 1 de enero de 2010

Generador de Reportes

Las versiones superiores de Columbo cuentan con una herramienta poderosa y versátil.
Se trata de un Generador de Reportes, que permite diseñar un informe con los datos que necesita el usuario e incorporarlo al sistema en forma permanente.

Las Vistas
El Generador de Reportes trabaja directamente sobre una vista del SQL.
Una vista es un subconjunto determinado de datos, forma parte de la misma y se activa por demanda de un usuario.
La generación de la vista y su grabación en la base de datos excede los alcances del presente instructivo. Para aquellas empresas que cuenten con personal con conocimientos en SQL este concepto será por demás conocido. Para el caso de empresas que no cuenten con ese tipo de personal o bien en el caso en que no haya un conocimiento exhaustivo del diccionario de datos, contamos con un servicio que nos permite generar las vistas y enviarlas por mail para ser incorporadas a la base de datos a través del módulo Columbo Mantenimiento.
Como fuera, la vista define taxativamente los datos que pueden ser luego listados en el informe a generar.
Para ser más gráficos a la hora de explicar el funcionamiento de esta herramienta, vamos a generar un reporte específico.
Se trata de una relación entre la facturación y la cobranza por mes, es decir, cuánto se facturó cada mes, cuánto se lleva cobrado de ese mes y , por ende, cuanto nos deben ( o sea el índice de morosidad).
Para eso, hemos generado una vista, llamada RP_FacturacionCobranza, cuyo aspecto es el siguiente
Esto es un subconjunto de los datos del sistema, donde en cada registro (línea horizontal) tenemos la cantidad e importe de un tipo de comprobante correspondiente a un período (mes y año) determinado. Estos son los datos que queremos ver, ahora vamos a hacerlo posible.

El Generador de Reportes

Al Generador de Reportes se ingresa a través del menú Sistema, Utilitarios
La primera pantalla que se muestra tiene dos secciones:
A la izquiera, una lista de todas las vistas ya generadas en el Sql y disponibles para generar nuevos informes.
A la derecha, una lista de los informes ya generados.
El primer paso para generar un informe entonces es seleccionar la vista que se va a utilizar.

Presionar el botón con la flecha a la derecha con lo cual se accede a la siguiente pantalla, donde vamos a elegir del total de los campos que existen en la vista, aquellos que queremos ver en nuestro informe.

Para nuestro informe seleccionaremos
  • Período de facturación
  • Tipo de comprobante que genera la deduda (Facturas y Notas de Débito)
  • Su Cantidad e Importe
  • Tipo de Comprobante que cancela la deuda (Recibos y Notas de Crédito)
  • Su Cantidad e Importe
  • Saldo Impago
  • Porcentaje de Morosidad


Cada uno debe ser seleccionado y pasado a la columna izquierda (con el botón que aparece remarcado en la imagen)
Tenga en cuenta que, en principio, el orden en que aparecen los campos en la columna derecha determinará el orden de las columnas del listado

Pasamos a la pantalla siguiente donde podemos seleccionar las condiciones de filtro de los datos que vamos a ver en el informe.
Es decir, si la vista contiene un conjunto X de datos, aquí podemos decirle que filtre esos datos de acuerdo a ciertas condiciones que nos interesan y que van a dar como resultado un subconjunto Z de datos, que son los que queremos ver. Obviamente, si nos interesan todos los datos de la vista original podemos saltear esta pantalla.
Se puede entonces establecer un filtro para cada campo de la vista.
Queremos , por ejemplo, que los datos a listar sean los que cumplen la condición de ser mayores que determinado valor para un campo, menores para otro o que sean iguales para un tercero.
Para el caso nuestro, puede ser que sólo nos interese ver esta relación entre los valores facturados y cobrados a partir de un determinado mes.
entonces, vamos a seleccionar como filtro la condición que el período sea mayor o igual que Enero 2009, aunque cualquier filtro que coloquemos en esta pantalla va a ser nuevamente requerido al momento de solicitar el informe.

En la pantalla siguiente el sistema nos solicita definir cuales van a ser las columnas con valores númericos que van a tener totales y subtotales.
En nuestro ejemplo seleccionaremos las columnas correspondientes a Facturas, Pagos y Saldos.


La última de esta serie de pantallas corresponde a la definición de los cortes de control. Un corte de control establece dos cosas:
a) Un subtotal, es decir cuando cambia el valor de qué columna queremos que el reporte totalice.
b) Un ordenamiento
Cualquier campo que seleccionemos en esta pantalla genera entonces un ordenamiento
Para nuestro ejemplo ordenaremos primero que nada por período, y luego por tipo de comprobante. Pero marcaremos la opción corte en el campo período, porque necesitamos un subtotal cada vez que el reporte cambie de período.

Si presionamos el botón Aceptar, el sistema nos generará una previsualización de nuestro reporte, en una nueva pantalla que tiene varios asuntos para analizar
En primer lugar los datos se verán sólo si existen datos que cumplan con las condiciones de filtro que hemos establecido. Es posible que esto no siempre suceda, ya sea porque realmente no existe esa información o porque hemos puesto filtros sin una definición concreta, ya que estamos en modo diseño y podemos poner los valores de los filtros cuando ejecutemos el reporte.
El cursor ha quedado titilando en la parte superior de la pantalla, requiriendo un nombre para nuestro informe. El nombre es libre, pero sugerimos no usar más de 30 caracteres para el mismo.
Un poco más abajo del título aparece una barra de herramientas que nos detendremos a analizar
Pasando lentamente el cursor del mouse por sobre cada uno de los botones pueden leerse las siguientes acciones
  1. Nuevo
  2. Editar
  3. Eliminar
  4. Propiedades
  5. Buscar
  6. Reporte
  7. Word
  8. Reporte con Corte de Control
  9. Excel
  10. Actualizar
Los que nos importan en este momento son las opciones 6 a 9. Cada una de ellas nos muestra el informe en un formato determinado. Las opciones 7 y 9 exportan el reporte a Word y a Excel (siempre y cuando esos programas se encuentren instalados en su equipo) y son muy útiles para aquellos usuarios que manejan esos utilitarios y quieren luego darle un toque personal al reporte o bien necesitan enviar por mail el informe en alguno de esos formatos
La opción 6 genera un reporte en formato grilla, sin totales ni subtotales.
La opción 8 genera un reporte completo, con los subtotales que hemos determinado en el diseño del reporte.
Le sugerimos probar cada uno de esos formatos para comprobar las ventajas y propiedades de cada uno de ellos
Otro aspecto interesante de la previsualiazión del reporte es que cuando usted pide alguno de los formatos de las opciones 6 u 8 y no está conforme con el ancho de las columnas, puede volver a la previsualización y ajustar el ancho de cada columna hasta lograr el formato deseado. Puede, con el mismo mecanismo hasta hacer desaparecer alguna columna.
Finalmente, en la barra de herramientas, el último botón de la derecha permite guardar el reporte creado, integrándolo de esa forma y para siempre al sistema, de manera que luego podrá acceder a él como una entrada del item reportes del menú que seleccione.

Además si elige el botón privado, el reporte sólo será visible ingresando al sistema con su código de usuario y password. En cambio, se decide declararlo público, el reporte será accesible para cualquier usuario.

Carga de Taps para una Zona

Antes de comenzar con el ingreso de taps para una zona, aségurese que el insumo Tap existe en su lista de insumos y, sobre todo, que el mismo se encuentra marcado como Tipo de Insumo TAP, según se ve en la siguiente imagenLuego, no se puede instalar taps en la red si no se han comprado e ingresado los taps al stock
Por lo tanto, el segundo paso es cargar al sistema un remito de ingreso de materiales

En la columna D/T (Detalle de Taps) se activará un botón rojo (como se en la imagen). Presionando sobre el se podrá ingresar el detalle de los taps adquiridos. Téngase en cuenta que cada tap debe ser ingresado con un código identificatorio propio.

Finalmente, lo que nos falta es generar una orden de red que nos permita instalar esos taps.
Debe existir un motivo de Solicitud de Servicio que esté parametrizado de tal forma que el sistema sepa que ,dada una orden creada con ese motivo, nos tiene tiene que solicitar un tap en su cumplimiento
Para ello, si no existe, ingresar en Ordenes de Trabajo, Tablas Referenciales, Motivos de Solicitud de Servicio y verificar la existencia de ese motivo, o darlo de alta, de acuerdo con lo que se ve en la siguiente imagen.
Si se ha tenido que crear el motivo, no olvide de asociarlo al tipo de orden de trabajo deseado (en este caso Mantenimiento de Red) y habilitar el personal que puede trabajar con este tipo de orden y cumplirla.
Luego si, se puede ingresar en Ordenes de Trabajo, Mantenimiento de Red, Mantenimiento de Red, y dar de alta la orden de Red con ese motivo.
Al marcar los taps que se desean instalar también hay que indicar la zona y la manzana donde cada tap va a quedar instalado.
Los taps quedarán instalados con el cumplimiento de esta orden de trabajo y podrán ser ultilizados para el cumplimiento de la instalación de abonados.

Agendas por Técnicos

Las versiones superiores de Columbo permiten armar una agenda diaria por cada técnico para la solución de reclamos.
La idea es que el operador telefónico pueda en tiempo real responderle al abonado indicando fecha, hora y técnico que va a concurrir a su domicilio para solucionar su reclamo.
Para eso es necesario parametrizar varias cosas en el sistema.
a) Los Motivos de Solicitud de Servicio
El administrador del sistema puede determinar cuáles son los motivos que pueden formar parte de la agenda por técnico y cuáles no. Ello puede indicarse en la ficha que define cada motivo de solicitud de servicio. En los casos que el motivo sea agendable es necesario también indicar la duración estimada (promedio) para ese tipo de trabajo. Esa indicación se realiza en unidades de tiempo. Existe un parámetro general del sistema que transforma cada unidad de tiempo en minutos.
Dado que la asignación de solicitudes de servicio a una agenda por técnico es una herramienta gráfica del sistema, es también importante identificar mediante un color cada motivo de solicitud de servicio. Esto puede realizarse en la misma pantalla donde se define para cada motivo de solicitud el tipo de orden de trabajo que genera.

b) El Personal que atenderá una solicitud
Por cada motivo de solicitud de servicio que se da de alta en el sistema es necesario no sólo indicar el tipo de orden de trabajo que va a generar, sino también quienes es el personal autorizado para atender esa orden de trabajo.
Esa asignación no se hace persona a persona sino a través del grupo funcional.
Es decir, hay que indicarle al sistema qué grupo funcional puede atender determinada orden de trabajo generada a través de un motivo de solicitud específico.
Así, es posible separar el personal que atiende cada tipo de reclamos.
(Ver Menú Personal, Tareas por Grupo)

Por otra parte, una buena organización implica que no todos los técnicos atienden reclamos en cualquier zona de la geografía cubierta por la empresa. Es necesario entonces asignar personal a cada zona (Ver Menú Ordenes de Trabajo - Personal por Zona)
De esta manera, el sistema ya sabe qué grupo funcional atiende cada tipo de solicitud de servicio y dado un abonado determinado, quién de ese grupo puede atenderlo en esa zona.

c) Las Agendas diarias
El paso siguiente es crear una hoja diaria para cada técnico que servirá de agenda. Esas hojas pueden crearse con anticipación y sirven de hojas en blanco donde los operadores irán agendando las solicitudes de servicio
Ese trabajo se relaza en la opción Ordenes de Trabajo, Hojas Agenda
Sumado a lo anterior, una solicitud de servicio podrá ser asignada a una persona específica en una fecha y hora determinada si se cumplen entonces las siguientes condiciones.

  • Que el Motivo de la solicitud haya sido previamente definido como 'agendable'
  • Que esa persona pertenezca a un Grupo Funcional que puede atender ese motivo de solicitud
  • Que esa persona esté Asignada a la Zona perteneciente al abonado que realiza la solicitud
  • Que esa persona tenga una Hoja de Agenda creada para el día en cuestión
Una vez definidas todas estas condiciones en el sistema, sólo resta que el operador telefónico ingrese una solicitud de servicio para un abonado determinado.
En ese momento, el sistema evaluará las cuatro condiciones anteriores y al pulsar el botón Agendar pondrá en pantalla las agendas disponibles día por día, con los espacios disponibles para intercalar una nueva solicitud.
Dado que el manejo de la agenda es gráfico, el operador debe 'visualizar' si el espacio disponible alcanza para el bloque que se quiere insertar (y recordar que el tamaño de este bloque depende de la cantidad de unidades que se le asignó al crear el motivo de solicitud).
Una solicitud de servicio agendada por este procedimiento queda automáticamente asignada a un técnico en particular, por lo que la orden de trabajo ya puede ser impresa desde la pantalla de asignaciones individuales.
En el menú Ordenes de Trabajo, Detalle Hoja Agenda, puede verse en todo momento el detalle diario de solicitudes de trabajo agendadas para cada día y personal.
Un reporte de esa misma hoja de agenda puede obtenerse tanto en el item de reportes del menú de Ordenes de Trabajo, como en Columbo Reportes ingresando al menú Ordenes de Trabajo

Como hacer el back up de la Base de Datos

Cuando se instala Columbo se parametriza el SQL Server (que es el administrador de la Base de Datos) para que realice diariamente un back up en forma automática en un horario en que nadie se encuentre trabajando con el sistema.
No obstante ello, puede ser necesario realizar un back up de la información en cualquier momento, como por ejemplo entre el el proceso de Devengamiento y el de Facturación.
En esos casos, es conveniente seguir los siguientes pasos en el Servidor

a) Ingresar en el programa Microsoft Sql Server Enterprise Manager. Si no hay un ícono de acceso en el escritorio del servidor, puede ingresarse por el botón de Inicio, Todos los programas, Microsoft Sql Server
b) Una vez ingresado, se visualizará la siguiente pantallac) Presionar sobre la barra izquierda en el botón Databases para obtener el acceso a las diferentes bases de datos existente. Buscar en esa lista obtenida la base de datos Columbo y presionar sobre ella con el botón derecho del mouse.
Elegir 'Todas las Tareas' y luego 'Backup Database'
Aparecerá la siguiente ventana

Presione luego el botón Add (o Agregar) en esa misma ventana y seleccione la carpeta donde se va a guardar físicamente el back up y el nombre del archivo que vamos a crear.

Presionar el botón Ok para cerrar la ventana, y nuevamente el botón Ok para cerrar la segunda ventana, con lo cual volvimos a la imagen anterior pero con el nuevo Destino ingresado. Marcar sobre esta pantalla la opción Overwrite (Sobreescribir) y luego presionar el botón Aceptar.
Se podrá ver una ventana indicando el grado de avance de la operación y un mensaje final indicando el resultado de la misma